Persónuvernd – 41 Club Iceland

Ábyrgðaraðili: 41 Club Iceland, kt. 510516-0600, skráð sem Old Tablers Ísland
Netfang: info@41.is

Hér er lýst hvaða persónuupplýsingar 41 Club Iceland vinnur með, í hvaða tilgangi og á hvaða grundvelli, og hve lengi þær eru geymdar. Lýsingin nær til vefsins 41.is, vefgáttar félagsins og skráningar á viðburði. Um vinnsluna gilda lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og almenna persónuverndarreglugerðin (ESB) 2016/679.

Félagið selur ekki persónuupplýsingar og notar þær ekki í markaðsskyni.

Vefurinn 41.is

Vefurinn notar hvorki vafrakökur né vefmælingar og sækir engin gögn frá öðrum vefþjónum.

Vefurinn er hýstur á GitHub Pages hjá GitHub, Inc. í Bandaríkjunum. GitHub skráir IP-tölur gesta í öryggisskyni, eins og fram kemur í lýsingu GitHub á gagnasöfnun. Það á einnig við um slóðirnar app.41.is og vefslóðir viðburða, svo sem hym2026.41.is, sem vísa nú áfram í gegnum GitHub Pages.

Stjórn félagsins

Á síðunni Stjórn eru birt nöfn stjórnarmanna, klúbbar þeirra, starfstímabil og myndir úr 41er*world. Birtingin byggist á samþykki stjórnarinnar frá 7. október 2026. Hver stjórnarmaður getur hvenær sem er dregið samþykki sitt til baka og þá eru upplýsingarnar um hann fjarlægðar af vefnum. Upplýsingarnar eru uppfærðar úr 41er*world eftir hvern aðalfund og þá hverfa þeir sem hafa látið af störfum.

Vefgátt félagsins

Í vefgáttinni, app.41.is, undirbúa stjórn félagsins og stjórnir klúbbanna fundi og viðburði og hafa félagatal klúbbanna við höndina. Meðan vefgáttin er í prófun er hún á slóðinni app-41is-demo-f5jkgo.azurewebsites.net.

Innskráning

Innskráning fer nú fram með Microsoft-aðgangi í Microsoft Entra-skrá félagsins, sem geymir netfang aðgangsins og skráir innskráningar. Vefgáttin fær auðkenni aðgangsins og nafn, og vefstjóri veitir aðgang sérstaklega.

Stefnt er að því að félagar skrái sig inn með aðgangi sínum að 41er*world (TABLER.WORLD), félagakerfi Round Table-fjölskyldunnar sem Round Table International rekur. Lykilorðið verður þá aðeins slegið inn hjá 41er*world og vefgáttin fær það aldrei. Við innskráningu mun vefgáttin fá auðkenni þitt í 41er*world og nafn þitt, og lesa hvaða embættum þú gegnir í félaginu og klúbbnum þínum.

Embættin munu ráða því hvað þú getur gert í vefgáttinni; ritari klúbbs getur til dæmis unnið að dagskrá síns klúbbs. Þau verða lesin við hverja innskráningu, svo aðgangur fellur niður við næstu innskráningu eftir að þú lætur af embætti. Ef þú gegnir ekki embætti sem veitir aðgang færðu skilaboð um að þú hafir ekki aðgang. Fáeinir sem þurfa aðgang án þess að gegna embætti, svo sem vefstjóri félagsins, fá hann áfram sérstaklega. Þessi lýsing verður uppfærð þegar innskráning með 41er*world verður tekin í notkun.

Vefgáttin geymir auðkenni þitt, nafn og aðgangsheimildir. Hún geymir hvorki netfang þitt né aðrar samskiptaupplýsingar úr innskráningunni, og ekki heldur aðgangslykla frá Microsoft eða 41er*world. Hún heldur einnig aðgerðaskrá um hver gerði hvað og hvenær, til dæmis þegar aðgangur er veittur eða afturkallaður.

Vinnslan byggist á lögmætum hagsmunum félagsins af því að stjórnir þess og klúbbanna geti sinnt störfum sínum og að aðeins þeir sem til þess hafa heimild fái aðgang.

Upplýsingum um innskráningu (auðkenni, nafni og aðgangsheimildum) er eytt 12 mánuðum eftir síðustu innskráningu. Aðgerðaskráin er geymd í tvö ár.

Vefgáttin notar aðeins nauðsynlegar vafrakökur: til að halda innskráningu virkri, til að verja eyðublöð gegn misnotkun og til að muna skráningu þína á viðburð eftir að þú opnar hana með hlekknum þínum. Hún notar engar vefmælingar.

Félagatal klúbba

Fyrir klúbba sem nota vefgáttina eru fornafn, eftirnafn og staða félaga (virkur, í leyfi eða óvirkur) afrituð úr 41er*world. Stjórn klúbbsins og stjórn félagsins sjá félagatalið í vefgáttinni og nota það við undirbúning funda. Samskiptaupplýsingar og auðkenni í 41er*world eru ekki afrituð, og ekki heldur upplýsingar um fyrrverandi félaga.

Félagatalinu er skipt út í heild við hverja uppfærslu, svo sá sem hættir í klúbbnum hverfur úr því við næstu uppfærslu. Vinnslan byggist á lögmætum hagsmunum klúbbanna af því að stjórnir þeirra geti skipulagt starfið.

Dagskrá funda

Stjórnir klúbbanna geta vistað drög að dagskrá funda í vefgáttinni til að undirbúa dagskrána í 41er*world. Drögin geta innihaldið nöfn, til dæmis fyrirlesara. Stjórn klúbbsins og stjórn félagsins sjá drögin, og þeim er eytt ári eftir síðustu breytingu. Vinnslan byggist á lögmætum hagsmunum klúbbanna af því að stjórnir þeirra geti skipulagt starfið.

Skráning á viðburði

Þegar þú skráir þig á viðburð geymir vefgáttin nafn þitt, netfang og klúbb, eða samtök og klúbbnúmer á sameiginlegum viðburðum Round Table-fjölskyldunnar. Hún geymir einnig hvaða dagskrárliði þú velur, verð þeirra og stöðu skráningarinnar, til dæmis hvort hún er á biðlista.

Upplýsingarnar eru notaðar til að skipuleggja viðburðinn og til að senda þér staðfestingu og hlekk sem þú getur notað til að breyta skráningunni eða afskrá þig. Stjórn gestgjafaklúbbsins og stjórn félagsins sjá skráningarnar og geta sótt lista yfir þær. Tölvupóstur er sendur með Azure Communication Services frá Microsoft og vefgáttin geymir ekki afrit af honum eftir sendingu.

Vinnslan byggist á því að hún er nauðsynleg til að verða við skráningu þinni.

Þremur mánuðum eftir að viðburðinum lýkur er nafni þínu og netfangi eytt, ásamt hlekknum þínum. Eftir standa klúbbur, dagskrárliðir og upphæð, án nafns og netfangs, svo að fjöldatölur og uppgjör viðburðarins haldist rétt.

Hýsing og þjónustuaðilar

Vefgáttin og gagnagrunnur hennar eru hýst hjá Microsoft Azure í Svíþjóð, og tölvupóstþjónustan geymir gögn sín í Evrópu. Microsoft vinnur upplýsingarnar fyrir hönd félagsins samkvæmt vinnslusamningi. Öryggisafrit gagnagrunnsins eru geymd í sjö daga, svo upplýsingar sem er eytt geta verið í þeim í allt að sjö daga til viðbótar.

41er*world er rekið af Round Table International í Lúxemborg, sem ber sjálfstæða ábyrgð á vinnslu sinni.

Öryggi

Öll samskipti við vefinn og vefgáttina eru dulkóðuð (HTTPS). Nöfn og netföng eru dulkóðuð í gagnagrunninum og lyklarnir að þeim eru geymdir í Azure Key Vault. Aðgangur að vefgáttinni fer eftir aðgangsheimildum, og aðeins vefstjóri félagsins hefur tæknilegan aðgang að gagnagrunninum. Vefstjóri vinnur einnig með afrit af félagatali og dagskrárdrögum á eigin tölvu við þróun vefgáttarinnar; þar eru nöfnin líka dulkóðuð.

Réttindi þín

Þú átt rétt á að fá að vita hvaða upplýsingar félagið hefur um þig, fá afrit af þeim og fá rangar upplýsingar leiðréttar. Þú getur einnig beðið um að upplýsingum verði eytt eða að vinnsla þeirra verði takmörkuð, andmælt vinnslu sem byggist á lögmætum hagsmunum og dregið samþykki til baka. Í sumum tilvikum áttu rétt á að fá upplýsingarnar afhentar á tölvutæku formi.

Nöfn, stöður og embætti félaga koma úr 41er*world og þar er best að leiðrétta þau; leiðréttingin berst í vefgáttina við næstu uppfærslu. Aðrar beiðnir sendirðu á netfang félagsins hér að ofan. Ef þú telur að félagið fari ekki rétt með upplýsingar um þig geturðu kvartað til Persónuverndar.

Félagið uppfærir þessa lýsingu þegar vinnslan breytist. Síðast uppfært 12. október 2026.